Soyez-en sûr, vous recevrez un jour ou l’autre dans votre boîte aux lettres un petit courrier estampillé de l’Urssaf vous informant d’un contrôle imminent. Pas de panique, mais de l’organisation et tout devrait bien se passer.
1. Prendre son temps
Entre la date à laquelle l’entreprise reçoit la notification du contrôle et l’arrivée du représentant de l’Urssaf, il se passe au moins un mois. Un laps de temps qui doit être mis à profit pour s’organiser.
2. Vérifier que la procédure d’annonce est bien respectée
Le contrôle Urssaf doit obéir à un formalisme bien précis. Il convient donc de vérifier que la lettre recommandée qui vous informe si l’audit contrôle est bien rédigée dans les règles. « L’information du contribuable par LRAR doit comporter obligatoirement la date de vérification. L’entreprise contrôlée peut toutefois en demander une autre. Ce courrier doit aussi préciser la liste des documents que
l’inspecteur souhaite consulter et la période sur laquelle porte le contrôle, sachant qu’elle ne peut excéder 3 ans », précise Grégory Chauve, expert comptable au sein du cabinet ACGC.
3. Préparer le contrôle
Le contrôle se déroule dans les locaux de l’entreprise ou dans les locaux de l’Urssaf pour les entreprises de moins de 10 salariés. En amont, il est conseillé de préparer les documents que souhaite contrôler l’Urssaf. Rien n’est en effet pire pour mal débuter (et souvent mal finir…) avec le représentant de l’Urssaf que de se montrer brouillon et peu concerné par sa visite. Ses demandes doivent donc être satisfaites au document près, sauf si vous vous trouvez devant l’impossibilité justifiée de fournir une pièce parmi
la liste désirée. Auquel cas un délai supplémentaire vous sera facilement accordé.
4. Cibler les bons documents
« Il n’existe pas de liste exhaustive des pièces à fournir. En effet, une telle liste limiterait le pouvoir des agents et n’a donc jamais été inscrite dans les textes. De plus, des documents antérieurs à 3 ans peuvent être demandés. En général, les contrôleurs exigent a minima le registre des entrées-sorties du personnel, les bulletins de paie, les contrats de travail, les justificatifs de remboursement de frais et les évaluations des avantages en nature », égrène l’expert-comptable. Les DPAE (déclarations préalables à l’embauche), les DADS (déclarations automatisées des données sociales), mais aussi les livres de paie, le tableau des cotisations, les bilans de l’entreprise, les liasses fiscales, les avis d’imposition et les notes de restaurants et cartes grises des véhicules figurent parmi les documents que souhaite consulter l’Urssaf.
5. Anticiper les questions
« Les calculs et justificatifs des avantages en nature liés au logement, aux voitures de fonction ou aux cadeaux et avantages divers, comme les remboursements de frais et les sommes versées aux éventuels stagiaires, font l’objet de vérifications scrupuleuses », alerte Grégory Chauve. Le travail dissimulé est aussi dans la ligne de mire de l’Urssaf.
C’est donc sur ces points sensibles qu’il faut être irréprochable et préparer des réponses aux questions du contrôleur.
6. Se faire aider
Mieux vaut préparer un contrôle Urssaf avec son expert-comptable. Ce dernier peut également être l’interlocuteur direct du contrôleur. « Si votre expert-comptable établit les bulletins de salaires et veille à la bonne application des dispositions légales concernant le social, il est préférable que ce soit lui qui apporte directement les réponses au contrôleur », observe Grégory
Chauve.
7. Attendre le verdict
Une fois le contrôle terminé, l’agent de l’Urssaf qui a réalisé un contrôle est tenu d’envoyer un courrier au dirigeant avec
ses conclusions, même s’il n’a rien constaté. « La “lettre d’observations‿ qui doit comporter des mentions obligatoires telles que l’objet du contrôle, la nature des documents consultés, la période étudiée, la date de fin du contrôle, l’existence d’un délai de 30 jours pour répondre et, si redressement il y a, la nature, le mode de calcul et le montant de ce redressement », précise Grégory
Chauve. Cette lettre d’observation doit être envoyée avec AR pour garantir le caractère contradictoire du contrôle. En l’absence de LRAR, le contrôle est en effet réputé nul.
8. Contester s’il y a lieu
Dès lors que vous êtes en possession de la lettre d’observation, vous disposez de 30 jours pour répondre ou pas ! Si vous choisissez de contester le redressement, il faut bien évidemment motiver ce choix. Trois issues sont possibles à une
contestation : l’inspecteur abandonne les redressements, ou réduit les redressements, ou encore maintient les redressements si les réponses apportées par le contribuable ne lui semblent pas satisfaisantes. Si le litige persiste, il est
encore possible de saisir la commission de recouvrement amiable (CRA) de l’Urssaf. « Avec des arguments solides, dans
la majorité des cas la commission abonde dans votre sens et met fin à la procédure. Dans le cas contraire, vous pouvez saisir le Tribunal des affaires de la Sécurité sociale (TASS), procédure gratuite sans obligation de recours à un avocat », note l’expert-comptable. L’entreprise dispose alors de 30 jours pour régler sa dette, car passé ce délai elle s’expose à des pénalités.
9. Ne pas exclure une bonne nouvelle
En 2014, plus de 1,45 milliard d’euros ont été régularisés par l’Urssaf, à charge mais aussi à… décharge. Le montant des redressements s’établit à 1,3 milliard d’euros alors que 145 millions d’euros ont été restitués au profit des cotisants ! Par ailleurs, la moitié des contrôles effectués l’an dernier n’ont donné lieu à aucun redressement.
10. Se dire que cela n’arrive pas qu’aux autres
L’an dernier, un peu plus de 11 % des entreprises françaises ont été contrôlées par l’Urssaf.
Bon à savoir
Depuis le 1er janvier 2015, la durée d’un contrôle Urssaf dans une entreprise de moins de 10 salariés ou chez un travailleur indépendant ne peut pas durer plus de 3 mois. Ce délai s’entend entre le jour de la première visite si contrôle sur place
ou celle du début des vérifications figurant sur l’avis et la lettre d’observations. Il existe une possibilité de proroger pour la même durée à la demande expresse de l’employeur ou de l’Urssaf lorsque les circonstances exceptionnelles le nécessitent (fermeture de l’entreprise par exemple). Dans tous les cas, une procédure de contrôle ne peut excéder 6 mois, sauf si le contrôle fait état d’une situation de travail dissimulé, d’un obstacle à contrôle, d’un abus de droit, d’une comptabilité insuffisante ou de documents inexploitables. Lors de sa première visite, le contrôleur doit remettre au contribuable la “Charte du cotisant contrôlé‿.
